02 Nov Timemanagement
Je weet niet waar eerst beginnen. En dus heb je tegen de middag nog niets afgewerkt? Hieronder vind je een stappenplan dat dit probleem oplost. Want je tijd goed gebruiken is minder moeilijk dan je denkt.
Uit onderzoek is bovendien gebleken dat wie aan timemanagement doet gemiddeld 20 procent effectiever werkt. Op een werkdag betekent dat een tijdwinst van meer dan anderhalf uur!
Zelf prioriteiten stellen
Er zijn maar 24 uur in een dag, dus we kunnen niet alles meteen realiseren. Kiezen hangt dus samen met het stellen van prioriteiten. Toch is het niet evident de acties, die voortvloeien uit de doelstellingen, in de juiste volgorde af te werken. Het Eisenhowerschema is een eenvoudige matrix die het ons gemakkelijk maakt acties en taken te ordenen. Acties kan je indelen aan de hand van twee factoren:
- Is de actie belangrijk?
- Is de actie urgent?
Afbakenen van jouw Functies
Wie ben je? Welke rollen vervul je? In onze samenleving is het bijna vanzelfsprekend dat je verschillende rollen vervult. Je hebt een baan, je 
past regelmatig op de kleinkinderen of je bent lid van de plaatselijke tennisclub. Welke rollen vervul jij? Wat verwacht de omgeving van jou?
Stel jezelf volgende vragen: Wie ben je op het werk? Wie ben je thuis (gezin & familie)? Wie ben je in het verenigingsleven? Indien devereisten van een bepaalde functie of rol duidelijk zijn, dan kan je de taken en de activiteiten beginnen vaststellen die nodig zijn om tot een goed resultaat te komen.
Wie ben je op je werk?
Hieronder vind je een aantal voorbeeldfuncties. Het is niet de bedoeling om alle mogelijke jobs in kaart te brengen maar wellicht vind je wel een aantal gelijkenissen met je huidige baan.
- Administratief bediende
Werk jij in de administratie? Dan is het belangrijk voor ogen te houden wat de baas in petto heeft. Het is dan ook interessant te weten wat de doelstellingen van jouw baas precies zijn.
Enkele voorbeelden: Wat willen we dit jaar zeker bereiken? Wat zal ik eerst doen? A of B? Wat zijn de problemen die het eerst moeten aangepakt worden?Bescherm jezelf zoveel mogelijk tegen storingen van buitenaf, vermijd multitasking en stel prioriteiten. Niet alles moet zo nodig af zijn maar richt je op de belangrijke zaken. Indien dit jou zou helpen, stel dan lijstjes op. - Verkoper
Als verkoper heb je een cruciale functie in het bedrijf. Hoewel dit niet altijd evident is, komt het er op aan jouw tijd vooral te besteden aan activiteiten die inkomsten genereren. Wie ooit in een verkoopafdeling heeft gewerkt, weet dat de verleiding, om je bezig te houden met ondersteunende zaken, bijzonder groot kan zijn. De administratie moet worden bijgehouden, de klanten bellen voor kleine en grote problemen en je wordt bovendien nog verondersteld om actief te netwerken. Een hele boterham dus en het komt er op aan om de juiste keuzes te maken.
Een haalbare combinatie: balans werk- & privéleven
Houd je persoonlijke rollen jaarlijks eens tegen het licht. In welke mate komen deze overeen met jouw persoonlijke doelstellingen? Zowel jouw rol als jouw doelstellingen evolueren in de tijd dus is een regelmatige evaluatie geen overbodige luxe.
Focussen op je doelstellingen
Focussen is niet zo eenvoudig als het lijkt. Concentreren wellicht nog veel minder. We worden namelijk voortdurend overstelpt met informatie, die constant onze aandacht afleidt. Hoe kunnen we hiermee omgaan? Concentratie is natuurlijk erg belangrijk. Je goed kunnen concentreren betekent dat je jouw aandacht bij een bepaald onderwerp kunt houden, wat er ook gebeurt. Tracht jouw denkkracht helemaal te richten op wat je op dat moment mee bezig bent, zonder dat je gedachten afglijden naar allerlei andere zaken.
Minimaliseren van storingen
De tijd dat je ongestoord door het leven kon gaan, ligt al ver achter ons. Dankzij de moderne communicatiemiddelen is ons comfort aanzienlijk gestegen. De baas vindt jou probleemloos terug wanneer je op het strand zit en je schoonmoeder is altijd inde buurt. Tijdens een werkdag zijn jouw collega’s waarschijnlijk de grootste boosdoeners.
Tijd maken voor een rustig uurtje is goud waard. Door de verschillende storingen wordt jouw aandacht afgeleid en treedt er een concentratieverlies op.Het is cruciaal om deze rustige uurtjes in te plannen in je agenda. Sluit de deur en vraag aan de receptie geen enkele telefoon door te laten. Misschien is het zelfs aangewezen een tijdje off-line te werken. Communiceer aan jouw omgeving dat ze het uur na de lunch mogen langskomen voor vragen of opmerkingen.
Twee vragen die gegarandeerd tijdswinst opleveren
- Is het dringend?
Geef meteen ook aan waarom je het momenteel druk hebt en bied eventueel een alternatief aan. Hier ga je niet de‘trofee van de meest populaire collega’ mee winnen maar het bespaart je wel veel tijd. - Kan je me kort vertellen waarmee ik je kan helpen?
Je dwingt de gesprekspartner om meteen tot de essentie te komen, wat het gesprek in de meeste gevallen aanzienlijk korter maakt.
Neen durven zeggen
Niemand is graag een stoorzender en we willen allemaal aardig zijn tegen elkaar. Betekent dit dat we op alles zomaar ‘ja’ moeten zeggen?
Zeker niet. Er is niets mis mee mensen te helpen, zolang het niet ten koste van jouw eigen planning gaat. Het is zelfs beter om meteen aan te geven dat iets niet mogelijk is dan achteraf – omdat blijkt dat er geen tijd beschikbaar was – twee gefrustreerde partijen te hebben. Op termijn zal diegene die duidelijk de bakens aangeeft meer respect oogsten dan een altruïstisch, maar slecht functionerend, individu.
Vaak hoor je mensen zeggen dat het ‘al jaren een traditie is dat die persoon dit doet’ of ‘dat een bepaald evenement maandelijks moet plaatsvinden’. Tradities kunnen mooi zijn maar evolueren over het algemeen te weinig. Alles in jouw omgeving evolueert, dus is het aan te raden een aantal tradities in vraag te stellen.
Let op je lichaamstaal en tracht empathie op te wekken voor jouw situatie. Verwijs naar je eigen planning en deadlines, zonder de andere voor het hoofd te stoten. Let wel, het is niet de bedoeling dat je meneer of mevrouw ‘Neen’ wordt. Het gezond verstand is vaak de beste raadgever.
Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren
Schrappen
Het is absoluut verhelderend gedurende twee dagen een logboek bij te houden. Je zult versteld staan hoeveel ongeplande en weinig ter zake doende activiteiten je genoteerd zult hebben.De boodschap is eenvoudig: schrap de activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben om jouw doelen te behalen. Schrappen is een van de meest effectieve methoden om tijd te winnen. Stel jezelf een aantal pertinente vragen:
- Moet ik aanwezig zijn op de wekelijkse werkvergadering? Indien wel, moet ik de hele tijd aanwezig zijn?
- Moet ik naar alle recepties gaan waarvoor ik een uitnodiging krijg, of kan ik misschien doelgerichter netwerken?
- Kijk ook even in de privésfeer. Is het wel echt nodig dat je elke zondagmiddag naar je ouders gaat?
Uitbesteden
Hoewel je misschien niet per uur betaald wordt, is het aangewezen om jouwpersoonlijk uurtarief te bepalen. Iedereen verkoopt zijn tijd namelijk voor een bepaalde prijs. Afhankelijk van jouw persoonlijke berekening, kan het dus nuttig zijn een aantal zaken uit te besteden…of niet.
- Breng in kaart hoeveel uren je per week werkt:
=aantal werkuren per dag * aantal dagen per week + overuren = aantal werkuren per week
bv. 8 * 5 + 5= 45u - Bereken het aantal werkuren per jaar:
=aantal werkuren per week * weken per jaar = werkuren per jaar
bv. 45u * 48 = 2610 - Deel je netto-jaarsalaris (inclusief vakantiegeld en andere voordelen) door het aantal uren dat je per jaar werkt.
bv. € 33.000 / 2610= € 13 - Vergelijk dit uurbedrag met een aantal referentietarieven: uurtarief tuinman, schoonmaakster, strijkster, kinderopvang, tarief carwash, etc.
Delegeren
Een andere manier om tijd uit te sparen is delegeren. Hieronder vind je de belangrijkste redenen om dit te doen:
- Ik ben niet altijd de beste persoon voor de taak.
- Ik ben te duur.
- Ik heb tijd te kort.
- Ontwikkelen van medewerkers.
- Motiveren van medewerkers.
Het is zinvol aandacht te schenken aan volgende punten:
- Denk goed na over wat je delegeert aan wie.
- Delegeer niet enkel de minder leuke taken.
- Geef duidelijke instructies.
- Zorg ervoor dat de ander resultaat kan halen.
Datadieet
Iedereen is het er over eens: vandaag is er een ‘informatie overload’ om u tegen te zeggen. Het goede nieuws is dat alle informatie snel beschikbaar is, het minder goede nieuws is dat we door de bomen het bos niet meer kunnen zien.
Aanhangers van een meer gerichte aanpak zijn voorstander van een heus datadieet. Concreet komt het hier op neer: zorg dat je goed weet welke informatie je interesseert en focus je enkel op deze berichten.
Stel jezelf daarnaast de vraag of je mobiele telefoon de hele dag moet opstaan en of het nuttig is om 30 keer per dag te gaan kijken of er een nieuwe mail is toegekomen. Bovendien kan je dankzij degelijke mailfilters, RSS-feeds en gerichte zoektermen veel overtollige informatie vermijden.
Elke dag plannen
Verschillende studies tonen aan dat mensen die elke avond de volgende dag in kaart brengen, veel efficiënter werken dan de mensen die dit niet doen. Houd tijdens het plannen rekening met eventuele storingen, dringende opdrachten en lummelende collega’s. Als je de planning van de volgende dag eens doorneemt, maak je je mentaal klaar om vastberaden aan de slag te gaan.
- Een vast moment voor mails en post: Op www.WinTijd.com vind je heel wat tips en technieken om efficiënter te e-mailen.
- Plan je eigen uur per dag: Slechts weinig mensen slagen erin een uur voor zichzelf te reserveren. Vaak heeft dit te maken met de bedrijfscultuur die een ‘open deur politiek’ promoot. Ook in landschap kantoren wordt iemand die zich afzondert, dikwijls met de vinger gewezen. Onterecht,want uit de praktijk blijkt dat dit voor deze mensen het meest productieve uur van de dag is.
- Luister naar je bioritme: Je kunt zelf aanvoelen wanneer je het meest alert bent. Ben jij een ochtend- of een avondmens? Dat moet je zelf aanvoelen.
- Zakenreizen versus videoconferencing: Moeten we de beschikbare technologie zoals videoconferencing niet wat vaker gebruiken? Zakenreizen kunnen een impact op onze gemoedsrust hebben. Werknemers die weinig reizen, vinden het eenvoudiger hun werk- en privéactiviteiten ingoede banen te leiden.
Sorry, the comment form is closed at this time.